Chính sách học viên The Real IELTS: Quy chế hoạt động, bảo lưu và chuyển nhượng khóa học

Trước khi ký hợp đồng đào tạo, học viên cần nắm rõ chính sách của The Real IELTS để đảm bảo đầy đủ quyền lợi và hiểu rõ các cam kết từ trung tâm. Bài viết này hệ thống hóa các quy chế hoạt động, điều kiện giữ cam kết đầu ra, quy trình bảo lưu, chuyển nhượng khóa học và quy định hoàn phí. Việc nắm vững thông tin giúp học viên chủ động sắp xếp lộ trình học tập và xử lý hiệu quả các tình huống phát sinh.

1. Quy chế hoạt động tại The Real IELTS

1.1. Đánh giá trình độ đầu vào và đầu ra

Trình độ đầu vào và mục tiêu đầu ra được ghi rõ trong hợp đồng, làm cơ sở phân bổ lớp học chuẩn xác.

Học viên nhận chuyển nhượng: Bắt buộc phải tham gia bài kiểm tra đánh giá năng lực để đảm bảo đáp ứng đủ điều kiện trình độ đầu vào.

Học viên sau bảo lưu: Khi quay trở lại, học viên sẽ được kiểm tra lại trình độ để xếp vào lớp có mức học phí và cấp độ tương đương với hợp đồng đã ký. Quy trình này nhằm đảm bảo học viên được tiếp thu kiến thức vừa sức và đạt hiệu quả cao nhất.

1.2. Lịch học và giảng viên

• Thời lượng: Mỗi khóa học bao gồm 02 buổi/tuần, mỗi buổi kéo dài 02 giờ (áp dụng cho cả hình thức trực tiếp và trực tuyến theo hợp đồng).
• Thời gian xếp lớp: Hoàn thành trong vòng 14 ngày làm việc sau khi đăng ký. Học viên đăng ký lộ trình từ 02 khóa trở lên sẽ được xếp lớp tiếp theo trong 14 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc khóa trước (nếu không có nhu cầu đổi lịch).
• Quy định đổi lớp: Mỗi học viên được hỗ trợ đổi lớp tối đa 01 lần/level, dựa trên nguyện vọng cá nhân và tình trạng thực tế của trung tâm.

Lưu ý: Thời gian đào tạo không bao gồm các ngày nghỉ Lễ, Tết và các trường hợp phát sinh đột xuất theo quy định.

1.3. Giáo trình giảng dạy

• Tài liệu học tập: Học liệu, giáo trình và thẻ học trực tuyến được cấp phát đầy đủ xuyên suốt khóa học.
• Lớp học bổ trợ: Bên cạnh các giờ học chính thức, trung tâm tổ chức các buổi học bổ trợ và chữa đề chuyên sâu. Học viên chưa đạt chuẩn tiến độ sẽ được bố trí tham gia các lớp bổ trợ riêng biệt.
• Đánh giá tiến độ: Giảng viên và Quản lý học viên thường xuyên theo dõi, đánh giá và thông báo kết quả học tập để học viên nắm bắt kịp thời.

1.4. Nội quy lớp học và điều kiện giữ cam kết đầu ra

Để duy trì hiệu lực cam kết đầu ra, học viên bắt buộc phải tuân thủ các tiêu chuẩn sau:

• Chuyên cần: Tham gia tối thiểu 90% tổng số buổi học. Học viên cần có mặt trước giờ học 05 phút. Đi muộn quá 15 phút vẫn được tham gia học nhưng hệ thống ghi nhận là vắng mặt buổi đó.
• Bài tập: Hoàn thành tối thiểu 80% khối lượng bài tập về nhà và các bài kiểm tra định kỳ. Bài tập nộp muộn được chấp nhận tối đa 03 lần/khóa (chỉ khi có sự đồng ý của giảng viên).
• Quy định xin nghỉ: Cần thông báo cho Quản lý học viên trước ít nhất 02 giờ để được tính là nghỉ có phép. Tổng số buổi nghỉ không được vượt quá 10% thời lượng khóa. Với các buổi nghỉ có phép, học viên phải xem lại ít nhất 90% video record bài giảng và hoàn thành bài tập đầy đủ.
• Chế tài xử lý vi phạm: Không nộp quá 20% bài tập hoặc nghỉ quá 10% số buổi, học viên sẽ mất quyền thi đánh giá năng lực và không được áp dụng cam kết đầu ra. Việc nghỉ liên tiếp 03 buổi không phép (không làm thủ tục bảo lưu) sẽ dẫn đến việc hợp đồng tự động hủy.
• Thời hạn thi thực tế: Học viên phải tham gia kỳ thi IELTS chính thức trong vòng 02 tháng sau khi kết thúc khóa học. Quá thời hạn này mà kết quả chưa đạt, trung tâm từ chối trách nhiệm đào tạo lại.

2. Chính sách Bảo lưu và Chuyển nhượng khóa học

Hiểu rằng trong thời gian học tập kéo dài, học viên có thể gặp phải những biến cố bất khả kháng về sức khỏe, công việc hoặc lịch học tại trường sở tại. Thay vì để học viên mất trắng chi phí, The Real IELTS thiết lập cơ chế bảo lưu và chuyển nhượng vô cùng rõ ràng.

2.1. Quy chế Chuyển nhượng khóa học

Nếu vì lý do cá nhân khiến bạn chắc chắn không thể tiếp tục hoàn thành lộ trình, việc chuyển nhượng học phí cho một bên thứ ba là giải pháp tối ưu nhất.

• Giá trị chuyển nhượng: Học viên được phép chuyển nhượng 100% phần giá trị học phí còn lại của mình cho một học viên khác. Người nhận sẽ tham gia một khóa học có tính chất và cấp độ tương đương.
• Trách nhiệm tìm kiếm: Trung tâm không đóng vai trò môi giới chuyển nhượng. Học viên có nhu cầu chuyển nhượng phải tự chủ động tìm kiếm người nhận.
• Điều kiện đối với người nhận: Như đã đề cập ở Phần 2, người tiếp nhận khóa học phải thực hiện quy trình kiểm tra đầu vào nghiêm ngặt. Họ phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn trình độ của lớp học, ký cam kết tuân thủ mọi nội quy của trung tâm trước khi chính thức tiếp quản hợp đồng.
• Lệ phí xử lý hành chính: Phí làm thủ tục chuyển nhượng hồ sơ trên hệ thống là 800.000 VNĐ. Ngoài ra, nếu tại thời điểm chuyển nhượng, mức giá niêm yết của khóa học có sự thay đổi (tăng lên) so với thời điểm hợp đồng cũ được ký kết, người nhận hoặc người chuyển nhượng sẽ phải đóng thêm phần phí chênh lệch này. Toàn bộ các khoản phí này phải được thanh toán dứt điểm trước khi quy trình hành chính bắt đầu.
• Giới hạn: Quyền lợi chuyển nhượng này chỉ được kích hoạt 01 lần duy nhất đối với mỗi hợp đồng học viên. Hồ sơ xin chuyển nhượng phải đi kèm đầy đủ thông tin định danh của người tiếp tục theo học.

2.2. Quy chế Bảo lưu khóa học (Tạm ngưng học tập)

Bảo lưu là giải pháp an toàn khi bạn chỉ gặp gián đoạn tạm thời và chắc chắn sẽ quay lại học tiếp.

2.2.1. Thời điểm vàng để bảo lưu: Tính thời điểm là yếu tố sống còn của quy định này. Học viên chỉ được duyệt hồ sơ bảo lưu khóa học một cách trọn vẹn khi khóa học đó chưa diễn ra quá 20% tổng số buổi. (Ví dụ: Khóa 20 buổi, bạn phải làm thủ tục trước khi buổi học thứ 4 diễn ra). Nếu vượt quá mốc 20% này, trung tâm sẽ chỉ hỗ trợ bảo lưu phần giá trị học phí tương ứng với số buổi học còn lại chưa diễn ra, phần đã qua sẽ bị khấu trừ.

2.2.2. Các nhóm lý do được xét duyệt bảo lưu hợp lệ: Hồ sơ bảo lưu không giải quyết cho các lý do cá nhân chung chung (như bận việc nhà, đi du lịch, lười học). Các lý do được trung tâm chấp thuận bao gồm:

2.2.3. Lý do sức khỏe: Cần cung cấp hồ sơ bệnh án, giấy xác nhận nhập viện hoặc đơn thuốc có dấu đỏ của cơ sở y tế cấp Quận/Huyện trở lên.

2.2.3. Lý do công tác đột xuất: Áp dụng cho người đi làm, cần cung cấp quyết định cử đi công tác của công ty hoặc vé máy bay, lịch trình làm việc rõ ràng.

2.2.4. Thay đổi lịch học chính khóa: Áp dụng cho học sinh/sinh viên bị nhà trường dời lịch thi, lịch học gây trùng giờ học IELTS. Cần có giấy xác nhận từ ban giám hiệu hoặc ảnh chụp thông báo của trường.

2.2.5. Quy trình và lệ phí bảo lưu:

• Học viên tải mẫu đơn xin bảo lưu, điền đầy đủ thông tin, đính kèm các giấy tờ minh chứng hợp lệ nêu trên.
• Nộp kèm lệ phí bảo lưu hành chính là 500.000 VNĐ.

2.2.6. Thời hạn nộp đơn: Để tránh làm rỗng chỗ ngồi của lớp, đơn bảo lưu phải được nộp cho phòng Giáo vụ trước ngày khai giảng dự kiến ít nhất 05 ngày. Trong trường hợp xảy ra sự cố khẩn cấp (nhập viện, tai nạn), đơn phải được hoàn thiện trong vòng 03 ngày kể từ khi sự cố phát sinh.

Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ và lệ phí, trung tâm sẽ phản hồi kết quả xét duyệt bằng văn bản trong vòng tối đa 03 ngày làm việc.

2.2.7. Thời hạn và hiệu lực của quyết định bảo lưu:

Một quyết định bảo lưu có thời hạn tối đa là 02 tháng (60 ngày). Mỗi khóa học chỉ được phép thực hiện thủ tục bảo lưu 01 lần duy nhất.

Hết thời hạn 02 tháng, nếu học viên không chủ động liên hệ với trung tâm để làm thủ tục tái nhập học, hệ thống sẽ tự động hủy bỏ hiệu lực của lệnh bảo lưu. Lúc này, hợp đồng chấm dứt và toàn bộ phần học phí đang bảo lưu sẽ không được hoàn trả dưới mọi hình thức.

2.2.8. Xử lý chênh lệch học phí khi quay lại: Khi học viên quay lại sau bảo lưu, trung tâm sẽ kiểm tra lại trình độ để xếp lớp. Nếu trong thời gian 02 tháng bạn nghỉ, trung tâm có chính sách điều chỉnh tăng giá học phí chung: Trường hợp bạn tiếp tục học lại khóa trình độ cũ, bạn không phải đóng thêm tiền chênh lệch. Nhưng nếu kết quả test mới chỉ định bạn phải chuyển sang một khóa học có tính chất khác, bạn sẽ phải đóng bổ sung chi phí theo biểu giá hiện hành tại thời điểm quay lại.

3. Khung quy định vô cùng nghiêm ngặt về Hoàn phí và Thanh lý Hợp đồng

Vấn đề tài chính luôn cần sự minh bạch và dứt khoát. The Real IELTS xây dựng một chính sách tài chính bảo vệ sự ổn định của hệ thống vận hành lớp học.

3.1. Nguyên tắc Không Hoàn Phí (No Refund Policy)

Theo điều khoản trọng tâm của hợp đồng đào tạo đã ký kết: The Real IELTS KHÔNG áp dụng chính sách hoàn trả học phí và KHÔNG hoàn trả các khoản tiền đặt cọc (giữ chỗ, giữ ưu đãi) trong bất kỳ mọi trường hợp nào.

Quy định cứng rắn này bao trùm lên tất cả các lý do xuất phát từ phía người học, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Học viên tự ý vắng mặt, bỏ học giữa chừng.
• Sự thay đổi đột ngột về kế hoạch cá nhân (chuyển chỗ ở, đi du học sớm, đổi định hướng không thi IELTS nữa).
• Sự cố về bệnh tật, tai nạn kéo dài.
• Sự thay đổi trong chương trình học tại trường lớp chính khóa.

Lý giải nguyên tắc: Khi một học viên đóng phí và chốt danh sách lớp, trung tâm đã lập tức khóa chỗ ngồi đó (từ chối nhận thêm học viên khác để đảm bảo sĩ số nhỏ), đồng thời giải ngân chi phí để ký hợp đồng thù lao với giảng viên, in ấn giáo trình và thiết lập tài khoản hệ thống cho riêng bạn. Việc bạn rút lui đột ngột gây ra những tổn thất vận hành không thể vãn hồi.

Do đó, thông điệp lớn nhất từ trung tâm là: Học viên cần cân nhắc cực kỳ kỹ lưỡng về quỹ thời gian, năng lực tài chính và định hướng của bản thân trước khi quyết định xuống tiền đóng học phí. Nếu gặp sự cố, hãy ưu tiên vận dụng tối đa quyền lợi Bảo lưu hoặc Chuyển nhượng thay vì yêu cầu rút khỏi khóa học và đòi hoàn tiền.

3.2. Điều khoản chung và quy trình thanh lý hợp đồng

• Hiệu lực: Hợp đồng đào tạo chính thức có hiệu lực pháp lý kể từ ngày hai bên đặt bút ký và hoàn tất nghĩa vụ tài chính. Hợp đồng sẽ tự động được thanh lý (hết giá trị) khi khóa học kết thúc theo đúng thời lượng và học viên đã hoàn thành mọi nghĩa vụ liên quan.
• Sự kiện bất khả kháng (Force Majeure): Trong các trường hợp mang tính vĩ mô nằm ngoài tầm kiểm soát của cả hai bên như thiên tai, bão lụt diện rộng, dịch bệnh bùng phát có chỉ thị giãn cách từ Nhà nước, trung tâm sẽ phát đi thông báo bằng văn bản trước để tiến hành tạm hoãn lớp học offline. Các phương án chuyển đổi sang học online hoặc tổ chức học bù trực tiếp sẽ được triển khai trong thời gian sớm nhất ngay khi điều kiện cho phép.
• Cơ chế giải quyết vướng mắc: Trong suốt quá trình hợp tác, nếu có bất kỳ khó khăn hay khiếu nại nào phát sinh, nguyên tắc là hai bên phải thông báo cho nhau bằng văn bản (email chính thức) trước ít nhất 10 ngày làm việc để cùng ngồi lại đối thoại và tìm hướng giải quyết thỏa đáng.
• Quy định về giám hộ: Đối với các học viên chưa đủ 18 tuổi tính đến thời điểm ký hợp đồng, yêu cầu bắt buộc phải có Phụ huynh (hoặc người giám hộ hợp pháp) cùng tham gia ký kết để giám sát tiến độ học tập, nhắc nhở kỷ luật và chịu trách nhiệm về các quyết định hành chính liên quan.

4. Câu hỏi thường gặp về Chính sách

Để tóm tắt lại những điểm cốt yếu dễ gây nhầm lẫn, dưới đây là phần hỏi đáp nhanh dựa trên các tình huống thực tế của học viên:

4.1. Tôi lỡ nghỉ 3 buổi vì ốm nhưng quên không xin phép, liệu tôi có bị mất cam kết đầu ra không?

Có. Việc nghỉ liên tiếp 03 buổi không phép và không thực hiện quy trình bảo lưu sẽ khiến hợp đồng tự động bị hủy. Kể cả nếu bạn nghỉ ngắt quãng 3 buổi (không phép) trong một khóa học 20 buổi (tương đương nghỉ 15% thời lượng – vượt mốc quy định 10%), bạn chắc chắn sẽ bị tước cam kết đầu ra.

4.2. Tôi chỉ có thể tự học, thường xuyên không làm bài tập về nhà nhưng đi thi IELTS điểm vẫn cao. Nếu lỡ tôi thi rớt, tôi có được học lại miễn phí không vì tôi đi học trên lớp rất đầy đủ?

Không. Tỷ lệ chuyên cần (90%) và tỷ lệ hoàn thành bài tập (80%) là hai điều kiện song hành bắt buộc. Bạn không làm đủ số lượng bài tập theo quy định đồng nghĩa với việc vi phạm nội quy, do đó trung tâm không có nghĩa vụ thực hiện cam kết đầu ra với bạn.

4.3. Thủ tục bảo lưu khóa học cho phép tôi nghỉ tối đa bao lâu? Lệ phí như thế nào?

Bạn được bảo lưu tối đa 02 tháng (60 ngày). Quyền lợi này chỉ được sử dụng 01 lần duy nhất cho mỗi khóa học, đi kèm với mức phí hành chính là 500.000 VNĐ và yêu cầu phải có giấy tờ chứng minh lý do hợp lệ.

4.4. Khóa học có giá 10 triệu đồng. Tôi làm thủ tục chuyển nhượng cho bạn tôi, tôi sẽ mất những khoản phí nào?

Bạn sẽ phải đóng phí thủ tục hành chính là 800.000 VNĐ. Nếu tại thời điểm bạn chuyển nhượng, trung tâm đang áp dụng mức giá mới cho khóa học đó là 11 triệu đồng, bạn hoặc người nhận chuyển nhượng sẽ phải đóng thêm 1 triệu đồng tiền chênh lệch.

4.5. Tôi đã đóng cọc 2 triệu đồng để giữ chỗ và nhận ưu đãi, nhưng gia đình có việc tôi không thể ra Hà Nội học được nữa. Trung tâm có linh động hoàn lại cho tôi không?

Không. The Real IELTS quy định rất rõ việc không hoàn học phí và tiền đặt cọc trong mọi trường hợp (kể cả lý do cá nhân bất khả kháng). Bạn nên cân nhắc tìm người để chuyển nhượng lại khoản cọc/học phí này để thu hồi lại vốn.

4.6. Nếu tôi làm đúng mọi quy định, tôi được quyền học lại miễn phí bao nhiêu lần?

Trung tâm sẽ hỗ trợ đào tạo tăng cường, học lại hoàn toàn miễn phí tối đa 02 lần. Mọi thủ tục học lại phải được tiến hành trong giới hạn 01 năm kể từ ngày khóa học chính thức kết thúc.